De opdracht
De klant draaide zijn mail op twee Exchange 2016 servers in een DAG. De wens om naar de cloud te gaan lag er al langer, de servers liepen uit support en het uitgangspunt van de organisatie is cloud, tenzij.
Het project was al twee keer uitgesteld. Niet om technische redenen, maar omdat de kennis ontbrak om de migratie met vertrouwen uit te voeren.
Mijn rol was het traject van begin tot eind oppakken, begeleiden en opleveren. Ook de twee servers vervangen door een Exchange Server SE voor mailrelay en beheer, en daarna alles overdragen aan de beheerders.
De aanpak
In een paar workshops met de beheerders in kaart gebracht wat er allemaal gebruikmaakt van de omgeving, van applicaties en multifunctionals tot shared mailboxen en distributiegroepen.
Daarna de tenant voorbereid, de Entra Connect configuratie aangepast en een hybride koppeling opgezet, zodat on-premises en Exchange Online naast elkaar konden draaien.
De mailboxen verdeeld in batches. Voor de echte migratie twee premigraties gedaan om te laten zien dat er geen onderbreking is en alles gewoon blijft werken. Na het go moment is de migratie buiten kantooruren uitgevoerd, in een vaste volgorde en met een terugvalscenario per batch.
Alle terugkerende stappen geautomatiseerd in PowerShell, van het aanmaken van de batches tot de controle na afloop. Dat maakte het proces voorspelbaar en gaf de beheerders inzicht in wat er precies gebeurde.
Het resultaat
Alle mailboxen zijn zonder dataverlies en zonder merkbare onderbreking overgezet. Outlook heeft zich bij iedereen automatisch omgezet naar Exchange Online.
De twee servers zijn vervangen door een Windows Server 2025 met Exchange Server SE. De beheerders hebben documentatie en scripts gekregen waarmee ze het beheer zelf kunnen voortzetten.
Na twee keer uitstellen is het nu in een keer goed gegaan. We wisten op elk moment wat er gebeurde en wat de volgende stap was.