De opdracht
De klant draaide zijn mail on-premises op twee Exchange 2016 servers in een DAG. De wens om de mailboxen naar de cloud te verhuizen leefde al langer, beide servers liepen tegen het einde van de ondersteuning en de organisatie hanteert het uitgangspunt cloud, tenzij.
Het project was intern al twee keer uitgesteld. Niet om technische redenen, maar omdat de kennis ontbrak om de migratie met vertrouwen uit te voeren.
Mijn rol was om het traject van begin tot eind op te pakken, te begeleiden en op te leveren. Onderdeel daarvan was het vervangen van de twee servers door een enkele Exchange Server SE voor mailrelay en beheer, waarna de omgeving is overgedragen aan de beheerders.
De aanpak
In een aantal workshops met alle beheerders is in kaart gebracht wat er allemaal gebruikmaakt van de bestaande omgeving, van applicaties en multifunctionals tot gedeelde mailboxen en distributiegroepen.
Daarna is de tenant voorbereid, de Entra Connect configuratie aangepast en een hybride koppeling opgezet, zodat on-premises en Exchange Online naast elkaar konden draaien.
De mailboxen zijn in batches verdeeld. Voor de daadwerkelijke migratie zijn twee premigraties uitgevoerd om aan te tonen dat er geen onderbreking optreedt en dat alles na de overgang blijft werken. Na het go-moment is de migratie buiten kantooruren uitgevoerd, in een vaste volgorde en met een terugvalscenario per batch.
Alle terugkerende stappen zijn geautomatiseerd in PowerShell, van het aanmaken van de migratiebatches tot de controle na afloop. Dat maakte het proces voorspelbaar en herhaalbaar en gaf de interne beheerders inzicht in wat er precies gebeurde.
Het resultaat
Alle mailboxen zijn zonder dataverlies en zonder merkbare onderbreking overgezet. Outlook heeft zich bij iedere gebruiker automatisch omgezet naar Exchange Online.
De twee on-premises servers zijn vervangen door een Windows Server 2025 met Exchange Server SE en de organisatie heeft nu een moderne, beheersbare mailomgeving. De beheerders hebben documentatie en scripts gekregen waarmee zij het beheer zelf kunnen voortzetten.
Na twee keer uitstellen is het nu in een keer goed gegaan. We wisten op elk moment wat er gebeurde en wat de volgende stap was.