De opdracht
De directiesecretaresse beheerde de agenda’s en mailboxen van drie directeuren en had al vijf jaar last van een vastlopende Outlook. Door de vastlopers kreeg ze haar werk niet af op een dag. De frustratie liep zo hoog op dat ze uit dienst wilde.
Verschillende engineers en externe partijen waren er al mee bezig geweest, maar niks hielp. Op een gegeven moment werkte ze zelfs met twee accounts, wat het alleen maar ingewikkelder maakte.
De aanpak
Meerdere keren met haar gaan zitten om te kijken hoe ze werkt en hoe Outlook was ingericht. Niet op afstand naar logs kijken, maar meekijken met het echte werk.
Daarnaast een kennissessie georganiseerd met alle directiesecretaresses. Opgehaald hoe iedereen werkt en wie er nog meer last heeft van vastlopers, en uitgelegd hoe Outlook werkt, waar de limieten liggen, wat de best practices zijn en waar je op moet letten bij het beheren van meerdere mailboxen en agenda’s.
Het resultaat
Een nieuwe laptop geregeld met meer geheugen, want 8 GB is voor dit werk echt te weinig. Outlook opnieuw ingericht volgens de best practices, het tweede account was niet meer nodig en de werkwijze is op een paar punten aangepast.
Ze werkt nu een jaar zonder een enkele vastloper en kan haar geluk niet op. Een probleem dat vijf jaar sleepte bleek geen kwestie van nog een engineer, maar van goed kijken naar techniek en werkwijze samen.
Vijf jaar heb ik hiermee geworsteld en nu werkt het gewoon. Ik kan mijn geluk niet op.