De opdracht
Shared mailboxen werden wel aangemaakt en rechten werden netjes uitgedeeld, maar daarna keek er niemand meer naar. Er werd niet gecontroleerd of een mailbox nog gebruikt werd en of de mensen met toegang die rechten nog wel mochten hebben.
Het gevolg, wildgroei aan mailboxen en rechten die jaren blijven staan nadat iemand van functie of afdeling is gewisseld.
De aanpak
Eerst van elke shared mailbox achterhaald wie de eigenaar is en die eigenaren op de mailbox zelf vastgelegd.
Daarna een PowerShell script geschreven dat alle shared mailboxen ophaalt, per mailbox de eigenaren bepaalt en alle Full Access en Send As rechten verzamelt. Elke eigenaar krijgt drie keer per jaar automatisch een Excel overzicht van zijn mailboxen en de rechten daarop. Klopt er iets niet of kan een mailbox weg, dan maakt de eigenaar een ticket aan bij de servicedesk.
Het script draait volgens een vast schema op een automatiseringsplatform voor PowerShell en verbindt met Exchange Online via een app registratie met certificaat authenticatie. Er komen dus geen wachtwoorden aan te pas.
Het resultaat
De eigenaren die een mailbox aanvragen houden nu ook echt de regie over de toegang en het gebruik ervan. Rechten worden periodiek bevestigd of opgeruimd en mailboxen die niet meer nodig zijn verdwijnen echt.
Het proces draait volledig automatisch en kost de beheerders geen tijd meer, terwijl de organisatie precies weet wie bij welke mailbox kan.
Voor het eerst weten we zeker wie er bij welke mailbox kan, zonder dat iemand er handmatig achteraan moet.