De opdracht
Als projectengineer was ik verantwoordelijk voor het omzetten van de on-premises mailomgeving naar Microsoft Exchange Online.
De omgeving bestond uit 3500 mailboxen, 500 distributiegroepen, 1000 contacten, Public Folders en ZorgMail voor het veilig versturen van gevoelige berichten in de zorg.
De aanpak
Eerst de hele omgeving geinventariseerd, user mailboxen, shared mailboxen, distributiegroepen, contacten, Public Folders, de ZorgMail koppeling en alle DNS records.
Elke week zat ik bij het overleg met de klant om de voortgang en knelpunten van het project te bespreken. Wensen van gebruikers vertaalde ik daar naar technische oplossingen.
Daarna alle objecten opgebouwd in Exchange Online, met de juiste rechten en instellingen, en de DNS records klaargezet voor het omzetten van de mailflow.
Voor extra beveiliging zijn DKIM, DMARC en SMTP DANE ingesteld. Daarnaast Safe Attachments en Safe Links die bijlagen en links controleren op malware en phishing, en een external email tag zodat gebruikers meteen zien dat een mail van buiten de organisatie komt.
De gebruikers zijn samen met de business verdeeld in migratiebatches, zodat afdelingen die veel met elkaar samenwerken tegelijk over gingen. Per batch is de mailboxdata via PowerShell geexporteerd naar pst bestanden en geimporteerd in Exchange Online.
De migratie zelf ging in twee stappen. Eerst een bulk pre sync waarbij het grootste deel van de data alvast werd overgezet terwijl iedereen gewoon doorwerkte. Op het migratiemoment volgde een delta sync met alleen de laatste wijzigingen, zodat de overstap per batch kort was.
Het resultaat
Alle 3500 mailboxen draaien in Exchange Online, samen met de distributiegroepen, contacten en Public Folders. ZorgMail is tijdens het hele traject gewoon blijven werken.
En met DKIM, DMARC, SMTP DANE, Safe Attachments, Safe Links en de external email tag is de mailomgeving een stuk veiliger dan voorheen.